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IM即时通讯软件为何成为企业办公的流行趋势

作者:蔚可云 时间:2021-09-13

    互联网、智能手机和移动应用技术的蓬勃发展,使得人们可以通过软件进行通信交流。使用者可以通过一次简单的点击来实时交谈,从视频通话到即时通讯和文件传输。但是,一些企业仍然坚持使用十年前的通讯系统,即电邮和电话。面对过时的通讯系统,企业要想打破这种局面,必须做出改变。企业必须想出一种解决方案,使企业交流不仅有效,而且即时。问题的答案是IM即时通讯软件。


    IM即时通讯软件如何在工作环境中取代电子邮件?


    如前所述,尽管电子邮件是有效的,但是并不及时,有些企业仍然依赖电子邮件。但对于企业的IM即时通信软件来说,他们不再需要这么做,只要在设备上安装了软件,企业就可以让员工随时与同事保持联系。即便是在假期,只要点击菜单,任何人都可以开始谈话,分享文件,进行小组讨论等等。


IM即时通讯软件为何成为企业办公的流行趋势


    为何即时通讯软件在企业中越来越普遍?以下是一些情况,说明软件比电子邮件、电话,甚至面对面的会议更有效:


    你曾经遇到过未经授权的人窃听甚至窃听秘密谈话吗?他们已经不用软件了。这类软件自注册之日起就具有安全性。员工可以通过邮件邀请注册,然后再添加个人信息。对个人信息进行完善之后,用户可以和同事交流。除私人信件外,用户还可以建立群组、添加同事、参加现有的聊天以及与整个团队进行对话。


    之前给同事发邮件,等几个小时回复,这是很平常的事吗?但如今,这样做不再是使用im即时通信软件的必要了。如果用户收到一条消息或文件,通知就像普通的即时消息一样立即得到通知,并可立即得到回复。


    IM即时通讯软件不只是移动应用,也有PC版本,用户可以在办公室或室外随时保持联系,甚至在家也可以通过手机登录软件。若使用者在手机上的个人资料有任何更改,电脑版本的档案将随之更新。那两条消息相互传递。手机接收到消息后,电脑版块会更新对话内容,方便消息共享。


IM即时通讯软件为何成为企业办公的流行趋势


    是否曾想发邮件给同事,却发现一位同事依旧没有回复?在使用IM即时通讯软件之后,就不会出现这种尴尬。像其它即时通讯软件一样,可以显示同事的状态。若同事不在网上或离开,会有相应的状态提示,让他们清楚地知道同事是否可以联系。


    记得翻阅几个小时的邮件,找出同事分享的文件吗?利用即时通讯软件,输入文件名,软件马上就能找到。简易搜索功能,用户可以轻松浏览任何共享文件或信息。

    IM软件可以自由地建立群组,经理可以通过这个功能来建立自己想要的群组,然后把部下的成员加入群组中,这样就便于管理业务。收到工作任务后,可以对群聊中的信息进行更新,分配任务,不管成员从哪里接收信息,都能快速响应并完成任务,团队管理从未如此简单。


    IM即时通信软件在各方面都比传统的通信系统灵活和方便。无怪乎企业开始用它来取代电子邮件。